退職をする際に、お世話になった方に退職挨拶メールを送ろうと考えている方もいらっしゃるでしょう。 

特に、勤務期間が長かったり人脈が広かったりすると、どこまでの人にどんなメールを送ったらよいか迷ってしまいますよね。 

そこで本記事では、退職挨拶メールを送る相手や送るタイミング、例文などを紹介します。 

退職挨拶メールを送る相手

退職挨拶メールは、社内の先輩・上司・同僚や社外（取引先）に送ります。 

少人数の会社で、かつ一人ひとりと密接なコミュニケーションを取ってきている場合は、社内全員に退職の報告とお礼を記載したメールを送るのがよいでしょう。 

しかし、必ずしも社員全員にメールを送る必要はなく、特に大企業や社員が多い会社に勤めている場合は、同じ部署の社員やお世話になった人にメールを送ります。 

退職挨拶メールを送るタイミング

退職挨拶メールを送るタイミングは、社内宛ての場合は出勤最終日、社外宛ての場合は退職日・後任が決まり次第なるべく早くです。以下でもう少し詳しく見ていきましょう。 

社内向けのメールは出勤最終日

社内向けのメールは、最後の挨拶として出勤最終日に送るのが一般的です。なるべく業務に支障が出ない時間に送りましょう。 

退職挨拶メールはあくまで挨拶メールであるため、引き継ぎや業務に関する連絡は別途行うのがおすすめです。 

社外（取引先）向けのメールは退職日・後任が決まり次第すみやかに

社外（取引先）向けのメールは、退職日と後任が決まったらできるだけ早く送りましょう。 

退職日と後任者の名前、今後の連絡先を記載しておくと、連絡のすれ違いや混乱を防げて親切です。 

【相手別】退職挨拶メールの例文

退職挨拶メールの内容に困った際は、ぜひ以下の例文を参考にしてみてください。 

社長・上司宛て

社長や上司には一斉送信ではなく、個別にメールを送るのがおすすめです。 

これまでのお礼と感謝の気持ちを伝えましょう。

後輩・同僚宛て

後輩・同僚にメールを送る際は、複数人に一斉送信しても問題ありません。 

個別に送る際は、思い出やエピソードを交えると、相手の心に残る挨拶になります。 

＜複数人宛て＞

＜個人宛て＞

取引先宛て

取引先に退職挨拶メールを送る際は、退職日と後任を明記します。 

退職挨拶メールを送る際のポイント

退職挨拶メールを送る際の3つのポイントは以下の通りです。 

1.一斉送信をする場合は「BCC」設定をする 

先述の通り、退職挨拶メールは一斉送信でも問題ありません。 

一斉送信する場合は「BCC」に設定し、お互いのメールアドレスがわからない状態にしましょう。 

2.社外宛てのメールでは後任者の紹介をする

社外宛てのメールを送る際は後任者の名前だけではなく、人柄がわかる要素やスキルを簡潔に紹介すると、取引先が後任者の人柄をイメージしやすくなります。 

信頼関係が構築しやすくなり、今後も良好な関係を築きやすくなるでしょう。 

3.不満や愚痴を書かない

退職理由は「一身上の都合」にするのが基本です。 

会社への不満が原因で退職を決めた際にも、愚痴やマイナスなことは書かないようにしましょう。自分自身への評価や印象にもつながります。 

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