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退職をする際に、お世話になった方に退職挨拶メールを送ろうと考えている方もいらっしゃるでしょう。 

特に、勤務期間が長かったり人脈が広かったりすると、どこまでの人にどんなメールを送ったらよいか迷ってしまいますよね。 

そこで本記事では、退職挨拶メールを送る相手や送るタイミング、例文などを紹介します。 

 

退職挨拶メールを送る相手

 

退職挨拶メールは、社内の先輩・上司・同僚や社外（取引先）に送ります。 

少人数の会社で、かつ一人ひとりと密接なコミュニケーションを取ってきている場合は、社内全員に退職の報告とお礼を記載したメールを送るのがよいでしょう。 

しかし、必ずしも社員全員にメールを送る必要はなく、特に大企業や社員が多い会社に勤めている場合は、同じ部署の社員やお世話になった人にメールを送ります。 

 

 

退職挨拶メールを送るタイミング

退職挨拶メールを送るタイミングは、社内宛ての場合は出勤最終日、社外宛ての場合は退職日・後任が決まり次第なるべく早くです。以下でもう少し詳しく見ていきましょう。 

 

社内向けのメールは出勤最終日

社内向けのメールは、最後の挨拶として出勤最終日に送るのが一般的です。なるべく業務に支障が出ない時間に送りましょう。 

退職挨拶メールはあくまで挨拶メールであるため、引き継ぎや業務に関する連絡は別途行うのがおすすめです。 

 

社外（取引先）向けのメールは退職日・後任が決まり次第すみやかに

社外（取引先）向けのメールは、退職日と後任が決まったらできるだけ早く送りましょう。 

退職日と後任者の名前、今後の連絡先を記載しておくと、連絡のすれ違いや混乱を防げて親切です。 

 

 

【相手別】退職挨拶メールの例文

 

退職挨拶メールの内容に困った際は、ぜひ以下の例文を参考にしてみてください。 

 

社長・上司宛て

社長や上司には一斉送信ではなく、個別にメールを送るのがおすすめです。 

これまでのお礼と感謝の気持ちを伝えましょう。

 

・件名：退職のご挨拶【自分の名前】  ・本文    △△部　部長　〇〇様／◯◯社長    お疲れさまです。△△部の【自分の名前】です。    一身上の都合により、本日最終出勤日を迎えることとなりました。  本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご連絡となりますことお詫びいたします。    〇〇部長／◯◯社長には、入社当初からご指導ご鞭撻をいただき、本当に多くのことを学ばせていただきました。  至らぬ私のためにご尽力いただきまして、心より感謝しております。  〇〇部長／◯◯社長から教えていただいたことを、今後の人生に活かし精進して参ります。    退職後の連絡先は下記のとおりです。  今後ともどうぞよろしくお願いいたします。  メールアドレス：xxx＠xxxx  電話：xxx-xxx-xxxx    最後になりましたが、これまでのご支援ご鞭撻に感謝申し上げるとともに、皆様のさらなるご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。  今まで本当にありがとうございました。    【自分の名前】

 

後輩・同僚宛て

後輩・同僚にメールを送る際は、複数人に一斉送信しても問題ありません。 

個別に送る際は、思い出やエピソードを交えると、相手の心に残る挨拶になります。 

 

＜複数人宛て＞

・件名：退職のご挨拶【自分の名前】  ・本文    皆様    お疲れさまです。  〇〇部の【自分の名前】です。  このたび一身上の都合により、本日をもって退社することとなりました。  本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。    入社して〜年、みなさまには大変お世話になりました。  在籍中は至らぬ点も多々あったかと思いますが、みなさまに支えられて多くのことを学ばせていただきました。  今後も、この会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。    退職後の連絡先は下記のとおりです。  今後ともどうぞよろしくお願いいたします。  メールアドレス：xxx＠xxxx  電話：xxx-xxx-xxxx    最後になりましたが、みなさまのさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。  今まで本当にありがとうございました。    【自分の名前】

 

＜個人宛て＞

・件名：退職のご挨拶【自分の名前】  ・本文    お疲れさまです。【自分の名前】です。  このたび、一身上の都合により、本日○月○日をもって退職することとなりました。  直接お伝えできずに申し訳ありません。    ○○さんとは同じプロジェクトチームに配属され、多くの時間を過ごさせていただきました。  一緒に働いた〜年間は忘れられない日々です。  これからは別の道を歩みますが、もしよろしければ、今後もプライベートでお付き合いいただければ嬉しいです。    退職後の連絡先は下記のとおりです。  今後ともどうぞよろしくお願いいたします。  メールアドレス：xxx＠xxxx  電話：xxx-xxx-xxxx    最後になりますが、○○さんの今後のご活躍とご健康をお祈りしております。  本当にありがとうございました。    【自分の名前】

 

取引先宛て

取引先に退職挨拶メールを送る際は、退職日と後任を明記します。 

 

・件名：退職のご挨拶　株式会社●●　【自分の名前】  ・本文    株式会社○○  △△部  ○○様    いつもお世話になっております。  株式会社●●の△△部　【自分の名前】でございます。    私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、〜月〜日をもって株式会社●●を退職することになりました。    ○○様には長きにわたり大変お世話になりました。  何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。改めてお礼を申し上げます。    後任は、同じ部署の○○が担当させていただきます。  残りわずかとなりましたが、何卒よろしくお願いいたします。  まずは、退職のご連絡まで申し上げます。    株式会社●●  △△部　【自分の名前】

 

 

退職挨拶メールを送る際のポイント

 

退職挨拶メールを送る際の3つのポイントは以下の通りです。 

 

1.一斉送信をする場合は「BCC」設定をする 

先述の通り、退職挨拶メールは一斉送信でも問題ありません。 

一斉送信する場合は「BCC」に設定し、お互いのメールアドレスがわからない状態にしましょう。 

 

2.社外宛てのメールでは後任者の紹介をする

社外宛てのメールを送る際は後任者の名前だけではなく、人柄がわかる要素やスキルを簡潔に紹介すると、取引先が後任者の人柄をイメージしやすくなります。 

信頼関係が構築しやすくなり、今後も良好な関係を築きやすくなるでしょう。 

3.不満や愚痴を書かない

退職理由は「一身上の都合」にするのが基本です。 

会社への不満が原因で退職を決めた際にも、愚痴やマイナスなことは書かないようにしましょう。自分自身への評価や印象にもつながります。 

 

 

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