退職届や退職願の提出は、新しいキャリアや決断における重要な一歩です。正しい書き方でかつ感謝に満ちたものであれば、これまでの職場との関係を良好な状態で終えることができるでしょう。本記事では、手書き退職届・退職願の書き方を詳しく紹介します。

退職願・退職届の違い

退職願は退職を希望する意思を会社に伝える書類で、退職届はすでに退職が承認されたあとに提出される書類です。口頭での意思表示も法的に有効ですが、事務手続きの記録として提出することが一般的です。

退職を決意したらまず退職願を作成し、直属の上司に提出します。内諾を得て確定的な退職日が決まったらその日付を記載した退職届を作成し、再度上司に提出します。

退職願は意思の伝達、退職届は具体的な退社日の確認となり、この2段階の提出が円滑な退職プロセスにつながります。

退職願・退職届は基本的に手書き

退職願や退職届は、一般的に手書きで作成されることが奨励されています。ただし、パソコンでの作成が必ずしもマナー違反とは限りません。IT業界ではパソコンでの作成が好まれる場合もあります。

どちらを選ぶにしても、会社の文化やガイドラインに合わせた選択が適切です。

退職願・退職届を書く際に用意するもの

ここでは、退職願や退職届を手書きで作成する場合に用意するものを紹介します。

便箋

便箋は、A4またはB5サイズの白地のシンプルなものを選びましょう。罫線があっても構いません。薄すぎる用紙は避け、罫線入りの便箋を使用する場合はシンプルなデザインのものを選びましょう。

封筒

封筒は、白無地で郵便番号の枠がないものが理想です。サイズは用紙に合わせて選びましょう。B5サイズの場合は長形4号（90×205mm）の封筒、A4サイズの場合は長形3号（120×235mm）の封筒が適しています。

また、退職届は重要な書類であり、他の社員に中身が見えないように「二重封筒」を利用することが推奨されます。

退職届専用用紙と封筒がセットになった商品が文具店やネット通販サイトで販売されていることもあるので、迷った場合はセット品を選ぶことが便利です。

ペン

筆記用具は、黒いボールペンや黒い万年筆を利用しましょう。サインペンや筆ペン、カラーペンは避けるのが無難です。

特に水性インクを使った黒のボールペンは文字が消えやすい傾向がありますので、油性かゲルインクのボールペンを利用しましょう。

退職願・退職届の書き方

ここでは、退職願・退職届の具体的な書き方を紹介します。

縦書きの場合は、以下の順に記載します。 

①表題：「退職願」または「退職届」と書きましょう。

②書き出し：書き出しは「私事」もしくは「私儀」と記入します。

③本文：退職理由は「一身上の都合」と記入します。

④提出日：西暦と和暦（元号）はどちらを使用しても問題ありません。

⑤所属・自分の名前：宛名より下の位置に所属と名前を記入します。

⑥押印：シャチハタは避けましょう。

⑦会社の正式名称

⑧宛名：代表取締役宛であれば「殿」をつけます。自分の名前よりも上に記載しましょう。

横書きの場合も、記載する内容は基本的に縦書きと同じです。横書きの場合は最後に「以上」と記します。

＜退職届の例文：横書きの場合＞

＜退職願例文：横書きの場合＞

退職理由の書き方

退職理由の書き方は、自己都合退職の場合と会社都合退職の場合で異なります。記入内容を間違えてしまうと、失業手当の受け取りにも影響する場合があるため注意しましょう。

自己都合退職の場合

退職願や退職届は、会社に退職希望を通知し、解雇ではないことを証明する書類です。そのため、自己都合での退職の場合は、退職願や退職届に詳細な理由を記載する必要はありません。一般的には「一身上の都合」を理由として記載します。

会社都合退職の場合

「会社都合」での退職の場合、通常は退職届の提出は不要です。ただし、会社からの要求がある場合は提出しましょう。

退職理由に「一身上の都合」と記載してしまうと、自己都合退職とみなされて失業手当に影響を及ぼす可能性があるため注意が必要です。「業績不振に伴う○○事業所閉鎖のため」のような、具体的な会社都合の理由を記載しましょう。

退職するまでのおおまかな流れ

退職手続きは計画的に進めることが大切です。通常の流れは以下の通りです。

会社を退職する流れや退職後に必要となる手続きに関しては、以下の記事をご覧ください。

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【3ステップ】会社を退職する流れを紹介！退職をしたら必要な手続きも解説

本記事では、会社を退職するまでのおおまかな流れと退職する際に提出・返却するものなどを詳しく解説します。記事の後半では退職したらやることについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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