退職届や退職願は封筒に入れて提出しますが、その封筒の選び方にも注意する必要があります。本記事では、封筒のサイズや色、住所や差出人情報の書き方などを解説します。また、郵送する際の手順やマナーについても詳しく解説します。

退職は新たなステージへのスタートであり、手続きをスムーズに行うことによって気持ちを新たに前に進めるでしょう。

退職届・退職願を入れる封筒の選び方

退職届や退職願は、封筒に入れて会社に提出します。

封筒の選び方にはマナーがあり、色合いやサイズなど、適したものを選ぶことが大切です。

郵便番号枠がない白の封筒を使用する

退職届や退職願を送付する際には、封筒の色や種類に注意が必要です。通常のビジネス用では茶色の封筒を使用するのが一般的ですが、退職届や退職願を提出する際には白い封筒を選びます。

また、白封筒の中でも、中身が第三者に見られない透けない素材や二重構造を持つ白封筒が適しています。

さらに、基本的に手渡しで提出する書類であるため、郵便番号枠がない封筒が最適です。

書類の大きさに合ったサイズのものを選ぶ

退職届や退職願の封筒のサイズは、B5用紙には長形4号封筒が、A4用紙には長形3号封筒が最適です。長形4号はB5用紙を三つ折りにした際にぴったり収まり、コンパクトになります。

退職届・退職願の種類の書き方については以下の記事をご覧ください。

CHECK！

退職届の書き方とポイントを解説！便箋や封筒・ペンはどう選ぶ？

「退職届はどうやって書けばいいの？」「退職届を提出する際のマナーは？」などの疑問を持っている方に向けて、本記事では退職届を書く際のポイントとテンプレートなどを紹介します。記事の後半では、退職までの流れやよくある質問なども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

退職届・退職願を封筒に入れる際のポイント

退職届や退職願を封筒に入れる際には、折り方や向きにもマナーがあります。ここでは、退職届・退職願を封筒に入れる際のポイントを3つ紹介します。

1.用紙は三つ折りにする

封筒に書類を入れるときは、まず書類の文字が内側になるようにして三つ折りにします。

書類を平らな面に置き、下1/3を上に向かって折り返し、その後上1/3を上から被せるように折りましょう。折り目は平行で左右がぴったり合うように、真っすぐ折ります。

これにより、書類の文字が内側になり、封筒に入れやすくなります。

2.用紙を入れる向きにも注意が必要

退職届や退職願の用紙は三つ折りにし、90度回転させて封筒の裏面を上にして中に差し入れます。これにより、受取人が書類をスムーズに取り出すことが可能です。

なお、封筒に入れる際は、中身のヨレや折れに気をつけましょう。無理に押し込まず、途中で引っかかったら戻して再度入れ直します。

また白い封筒は汚れや折れが目立ちやすいため、提出前にはクリアファイルなどで保管し、きれいな状態で提出できるようにしましょう。

3.糊付けはしない

退職届や退職願を渡す際、通常は封をする必要はありません。

糊やテープがついていない封筒を使用する場合、封筒のフタ（フラップ）をしっかり折って渡すだけで十分です。封をする必要がある場合は、「〆」マークを綴じ目に書きます。

退職届・退職願の封筒の書き方

黒ボールペンか万年筆で表面には大きく「退職届」または「退職願」と書き、宛先は不要です。裏面には、左下に自分の所属部署名と氏名を記載します。

なお、水性インクや特殊インクでの記載は避けるのが無難です。書き誤った場合は修正液を使わず、新しい封筒を用意して書き直しましょう。

退職届・退職願を郵送する際の手順・マナー

ここでは、退職届・退職願を郵送する際の手順・マナーを紹介します。

なお、退職届や退職願の提出は基本的に手渡しで行われるため、郵送は特別な事情がある際に利用し、予告なしの送付は避けるべきです。郵送で提出する場合は、事前に上司に連絡し、マナーを守ったうえで準備をしましょう。

郵送用の封筒を用意する

郵送用の封筒は、退職届や退職願を入れた封筒よりも大きいサイズのものを選びます。

例えば、長形4号の封筒を使用している場合は、長形3号の封筒を郵送用に使います。長形3号の封筒の場合は、角形5号の封筒が最適です。

郵送用封筒も白くて透けない素材で、郵便番号を記入できる枠があるものを選びましょう。

郵送用封筒に宛先の住所と宛名を記載する

郵送用封筒の表面には、宛先の住所と郵便番号、宛名を記入します。宛名は個人名と部署名の両方を書き、誰が封を開けるかを特定できるようにしましょう。

また、封筒の左下には「親展」と書いておき、名宛人以外が封を開けないように指示します。

裏面には差出人の住所と氏名を書きましょう。

添え状を同封する

退職届や退職願を送る際には、添え状を同封することがマナーです。

手書きまたは印刷して以下のような内容を含む添え状を封入しましょう。

＜添え状の例文＞

郵便窓口で内容証明で送付する

退職届や退職願の送付方法には厳密なルールはありませんが、内容証明を利用することで紛失のリスクを減らせます。

内容証明は、差出人の謄本によってどのような文書が誰から誰に送られたかを証明するものです。一般書留とする必要があり、速達や本人限定受取などの他のオプションは利用できません。同じ内容の文書を同時に2通以上差し出す場合、1通目は480円で、2通目以降は290円増になります。

内容証明を利用して、大切な書類を確実に送り届けましょう。

退職届・退職願用の封筒は100均やコンビニで購入できる？

退職届や退職願用の白い封筒は、文房具店やネット通販で購入するのがおすすめです。コンビニや100円ショップでも封筒は手に入りますが、退職届や退職願用の封筒を見つけるのは難しい場合があります。

文房具店やネット通販のほうが種類が豊富であり、条件に合う封筒を見つけるのが容易です。

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