退職は人生における大きな変化です。職場での多くの思い出と経験があるからこそ、感謝が伝わる挨拶メールを送りたいと考えている方も多いでしょう。

本記事では、退職メール挨拶を書く際に大切なポイントや文例、マナーなどを詳しく解説します。

退職挨拶メールを送る目的

退職挨拶メールの目的は、感謝の気持ちを伝えることです。先輩や同僚、後輩へ感謝を伝えるだけでなく、将来の取引先との関係や自身の印象にも影響します。挨拶メールは文面が残るため、推敲を重ねるようにしましょう。

退職挨拶メールを送るタイミング

退職挨拶メールを送るタイミングは、送る相手が社内の人物か社外の人物かによって異なります。

社内向けは最終出社日

社内向けに送る場合は、最終出社日に送るのが一般的です。

送るタイミングは、業務に支障のない時間帯が良いでしょう。社内向けのメールは個人的な感謝の意を伝えるものであるため、送信のタイミングに不安があれば上司や先輩にアドバイスを仰ぐのもおすすめです。

社外向けは2週間前までに

社外向けの退職メールは、最終出社日から2～3週間前までに送るのがベストです。

これは後任者の引き継ぎを助けるだけでなく、取引先に一緒に仕事を進める信頼を築くためです。

最低でも退職の2週間前までには送り、退職日を明記して相手に安心感を与えましょう。社外向けメールは感謝の挨拶と共に、業務の責任を確約し、引き継ぎの意向を伝えることが目的です。退職公表や後任者決定のタイミングを考慮し、上司や先輩に相談して適切な対応を取りましょう。

退職挨拶メールを送る際のマナー

退職挨拶メールを送る際は、以下4つの点に注意しましょう。

一斉送信する場合は宛先に注意

退職挨拶メールを一斉送信する場合、メールアドレスの漏洩を避けるためにも宛先は「Bcc」にし、自身のアドレスを「To」に入れましょう。宛名も「各位」や「○○部の皆さま」などにします。

退職理由は「一身上の都合」でOK

退職理由は一般的に「一身上の都合」と記載します。

詳細を公にしないのが礼儀であり、信頼関係を害するリスクを避けるためです。ただ、結婚や出産など、前向きな理由による退職の場合は明示しても問題ありません。

件名は分かりやすく

退職挨拶メールを送る際の件名は、受信者が一目で内容を理解できるよう、シンプルでわかりやすい表現を心がけましょう。例えば、「退職のご挨拶​​」や「退職のご連絡​​」などが良いでしょう。

ネガティブな内容は書かない

退職挨拶メールを送る前には、ネガティブな内容が含まれていないか確認しましょう。メールは文書データとして残り、ネガティブな要素が含まれていると関係性が悪化してしまう可能性があります。感謝の気持ちを伝え、新たなステップに進みましょう。

退職挨拶メールの例文

ここでは退職挨拶メールの例文を紹介します。

社内向け（一斉送信の場合）

社内向け（上司や特にお世話になった人へ送る場合）

社外向け（後日後任者と訪問する場合）

社外向け（後日訪問なしの場合）

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