個人事業から法人成りする際、欠かせないのがお世話になった方々や取引先の会社への挨拶です。そこで用いられるのが挨拶状ですが、法人成りする際の挨拶状には細かなマナーもありますし、事業発展のためにも作成時どのような内容にまとめるかが重要といえます。そこで今回は、法人成りする際の挨拶状について、マナーや作成時のポイントをご紹介します。 

法人成りの挨拶状にはこんな意味がある

法人成りで挨拶状を送るのは、次のような意味があります。 

　・ 法人成りして開業したことを知らせる 

　・ 事業内容について知らせる 

　・ 会社の思想を伝え円滑な人間関係を作る 

　・ 日頃の感謝の気持ちを伝える 

挨拶状は、前職でお世話になった方や日頃お世話になった方、取引先の会社への礼儀的な意味はもちろん、これから先に展開する事業の意思表明をすることで、事業そのものの宣伝効果も期待できます。なにより、今後の事業を応援してくれる人を増やすためでもあります。 

今後とも長くお付き合いいただきたい方だからこそ、挨拶状のマナーや書き方、送付のタイミングに関しては気をつけたいところです。

法人成りの挨拶状で知っておきたいマナー

個人事業から法人成りするのはめでたいことでもありますが、初動対応で周りとの付き合いに影響を及ぼすこともあります。まずは、法人成りの挨拶状を作成する上で知っておきたいマナーや送り方について解説します。

挨拶状送付のタイミング

​個人事業主が法人成りする場合、これまでお世話になった方々や取引先との関係性が大きく変わらないことも多いため、報告が後回しになることもあるでしょう。しかし、挨拶状の送付が遅れることで相手に不快な印象を与える可能性もあります。挨拶状送付のタイミングとしては、会社設立の1〜2週間前までがベストです。 

受取側の立場で考えると、取引先が法人化することで契約書を新たに結び直したり、振込先を変更したりと事務的な手続きが発生する可能性があります。また、会社設立を祝う準備時間が足りなくなることも。 

​法人成りの挨拶状は、会社設立の前に先方へ届くよう配慮しながら準備を進めていきましょう。

メールやハガキよりも封筒で郵送

法人成りの挨拶状は、ハガキで送っても封書で送ってもどちらでも構いません。しかし、より丁寧な印象を与えるためにも、挨拶状は封筒に入れることをおすすめします。メールはもってのほかです。 

また、法人成りはめでたいことでもあるため、鶴や扇などが書かれた慶事用の切手を選びたくなるかもしれません。しかし、受取側が見ると自慢しているように見えることも考えられるため、法人成りの挨拶状は慶事用ではなく、シンプルな普通の切手を貼るのが無難でしょう。

文章に句読点を使わない

会社設立、また法人成りの挨拶状などには句読点を使わないのがしきたりです。本来、日本語には句読点が存在しませんでしたが、明治時代以降、教育が行き届かない人たちにも文章の区切りがわかるよう付け加えられたのが句読点と言われています。つまり、挨拶状に句読点を使うことは「相手を“教養がない”と思っている」という失礼な意味を持つのです。 

また、文章を句読点で区切ることにより、関係が切れる、取引が終わるなど縁起の悪い言葉を連想させます。大切な縁を結ぶ挨拶状、句読点を使わないように注意しましょう。

宛名や差出人の記載

書き方のマナーとして「御中」なのか「様」なのかを間違えないよう、使い分けましょう。いずれも相手への敬意を表すものですが、「御中」の場合は組織全体に対して、「様」の場合は個人を特定するときに使用します。 

仮に、A株式会社に勤めるBさんに法人成りの挨拶状を送るとしましょう。このとき「A株式会社御中 B様」のように「御中」と「様」を併用するのではないかと思われがちですが、それは間違いです。正しくは「A株式会社 B様」となります。

法人成りの挨拶状を作成するポイント

法人成りの挨拶状に関するマナーを理解したら、実際に挨拶状を作成しましょう。挨拶状の制作を業者に依頼する場合でも、これから紹介するポイントが盛り込まれているかチェックすることをおすすめします。 

頭語・結語・時候の挨拶を入れる

メールなどでは使用する機会が少ないですが、頭語や結語をつけることは相手に対して敬意を表すことになります。また、季節の挨拶を入れることは相手の健康を気遣う意味にもつながるため、たとえ堅苦しくなろうとも挨拶状では頭語・結語・時候を入れるようにしましょう。

感謝の意を伝える

個人によって事情が異なる場合もあるでしょうが、個人事業から法人成りできるのは、日頃からお世話になっている方々や取引先の方が関わってくれたおかげでもあります。法人成りの報告はもちろんですが、これまで関わってきた方々へ感謝の気持ちを伝える文章にすると、相手の心象が良くなります。

会社の詳細を記載する

新しく立ち上げる会社がどのような会社なのか、詳細をわかりやすく記載しましょう。最低でも、以下の情報を盛り込んでおくと無難です。 

　・ 会社名 

　・ 住所 

　・ 電話番号 

　・ 事業内容 

　・ 所在地図 

　・ メールアドレス 

　・ ホームページアドレス 

会社設立・法人の志やPRを記載する

先述の通り、挨拶状は会社や事業の宣伝広告にもなります。宣伝広告の効果をより大きくするポイントとして、会社設立や法人成りした動機を記載したり、設立した会社のアピールポイントを伝えておくと良いでしょう。受取側が理解できるよう簡潔にまとめることがポイントです。

会社に直接伺う挨拶回りも有効

挨拶状で伝えたい内容はたくさんあるかもしれませんが、受け取る側が理解できるよう簡潔な内容にまとめるのが、法人成りの挨拶状の基本です。伝えきれないことは、相手の迷惑にならない形で直接挨拶回りするのが有効でしょう。 

挨拶回りの際は、手土産を持っていくのがベター。金額は1000円程度、自社名やロゴが入ったノベルティグッズなら、名前を覚えてもらいやすいでしょう。ちなみに、ロゴや販促物で会社の思想や理念をアピールすることを「VI(ビジュアル・アイデンティティ)」と言います。法人成りで事業を広く展開する際に、VIの活用も前向きに検討すべきでしょう。

挨拶状作成もVI構築も可能！専門チーム「CHICS」

法人成りや会社設立による事業展開を有利にするためには、会社のVI構築が欠かせません。そこでおすすめしたいのが、VI専門制作チームの「CHICS(シックス)」です。 

「CHICS」では、会社のシンボルとなるロゴ制作をはじめ、名刺や封筒、その他販促品などの制作や印刷をワンストップで引き受けます。もちろん、この中には法人成りで利用したい挨拶状も含まれているので、挨拶状の制作を業者依頼にする場合に大変便利です。 

「CHICS」に在籍するデザイナーは平均15年以上の業界歴を持ち、クオリティの高さは折り紙つき。新たな会社や事業を広くアピールするためにも、「CHICS」でVI構築を進めてみてはいかがでしょうか。 

CHECK！

CHICS｜ロゴ制作専門のデザインチーム

ロゴマーク制作専門のデザインチームです。ロゴを基軸とした名刺・封筒などのデザインから印刷まで対応しています。企業や団体、...

挨拶状を送ったらお祝いが届いた！どうしたらいい？

法人成りの挨拶状を送ると、会社設立の当日にお花やお祝いが届くケースも考えられます。もちろん、お祝いされただけで終わりにするのはマナー違反です。お祝いが届いた当日、遅くともその翌日にはお礼の電話を入れましょう。

法人成りの挨拶状はマナーとタイミングが重要

個人事業主と違い、法人成りすれば社会的な信用度も一気に上がります。勢いよくスタートが切れるよう、挨拶状はマナーを守り、適切なタイミングで送付しましょう。